Автоматизировать или нет
Безусловно, да. Уровень автоматизации Ваших закупочных процессов говорит об уровне развитости Вашей закупочной функции в целом. А прибыльность компаний, которые постоянно развивают и совершенствуют свои закупки, используя передовые методики, практики и системы, как правило, в 2 раза выше, чем у тех, кто должным образом не инвестирует в свою закупочную функцию. Поэтому если Вы до сих пор не автоматизировали свои закупки, то Вы небезнадежно, но отстали, что неизбежно отразится на конкурентоспособности Вашей организации. Рекомендуем незамедлительно приступать к данному процессу. Очевидно, что Вы столкнетесь со следующим вопросов: с чего начать?
Размер имеет значение
Прежде чем приступить к автоматизации закупок, нужно оценить размер и перспективы развития Вашего бизнеса, в первую очередь речь идет об объеме Ваших закупок. Если он исчисляется миллионом гривен или более, то наверняка как минимум у Вас должен быть некий порядок проведения закупок, а в лучшем случае выделенное подразделение или сотрудники, которые этим занимаются. Также у Вас будут присутствовать инициаторы закупок, различные согласующие и принимающие решения лица, сотрудники, ответственные за движение ТМЦ и т.п. Все это предполагает наличие закупочной бизнес цепочки от создания и консолидации потребностей в закупке до их фактической реализации. В таком случае, настоятельно рекомендуется автоматизировать весь этот процесс, что возможно только при внедрении полноценных корпоративных закупочных систем. Это позволяет создать в организации не только единую информационную среду в сфере закупок, но и мощную базу данных как инструмент принятия последующих эффективных управленческих решений. Для тех же предприятий, где объем закупок не превышает критический для бизнеса уровень (для простоты можем предположить, что это не больше миллиона гривен), можно ограничиться простейшими инструментами обычных тендерных площадок, где во главе находится прежде всего цена и возможность своевременной поставки продукции. Решив данный вопрос, переходим к следующему, не менее важному:
Одна система или несколько
Данный вопрос уже объективен хотя бы по причине того, что в силу предыдущих этапов развития компании те или иные процессы у нее уже подверглись автоматизации в разной степени, начиная от учетной системы и заканчивая элементами логистики. Развитие ERP систем в прошлом предполагало классический подход, где изначально автоматизировались учетная или производственная части, а далее уже предприятие вынуждено было присоединять к ним остальные элементы своей корпоративной цепочки с целью создания единой системы управления организацией. Это все создавалось, как правило, на основе ERP решения, которое было внедрено первоначально. В итоге предприятие становится, скажем так, заложником конкретного производителя ERP системы, с одной стороны, а с другой, - не имеет больше возможности внедрять лучшие элементы корпоративной цепочки, которые предлагаются на рынке другими производителями. Концептуально стратегия создания единой информационной среды на предприятии не претерпела изменений, однако изменились подходы к ее реализации. Благодаря стремительному развитию ИТ технологий в последнее время, на рынке появляется множество инновационных и более эффективных решений, которые опережают развитие отдельных модулей ERP системы одного производителя. Более того, интеграция этих решений с существующими ERP системами уже не создает никаких трудностей. В ближайшее время на рынке будет доминировать подход, когда ERP система на предприятии будет создаваться из лучших решений и практик разных производителей, а не одного, как было ранее. Это даст возможность компаниям получить лучшее от рынка. Таким образом, по нашему мнению концептуально необходимо иметь единую автоматизированную закупочную систему: от создания потребностей в закупках, их консолидации, заявок на закупку, тендеров, контрактов, договоров, первичного документооборота и т.п., однако модули данной системы все же могут быть представлены от разных производителей. Важно, чтобы информация перетекала из системы в систему, или из модуля в модуль плавно и эффективно. Далее следует ответить на вопрос, кому стоит доверить автоматизацию закупочной функции.
Делаем сами или нет
Это крайне важный и сложный выбор, так как принятое на данном этапе решение приводит к весьма серьезным последствиям для закупок и бизнеса в целом. В предыдущее время, когда на рынке де-факто отсутствовали полноценные и эффективные системы автоматизации закупок, компаниям приходилось зачастую своими ресурсами создавать собственные ИТ-решения, так или иначе касающиеся закупок. То же самое происходило, если организация принимала решение сэкономить на закупке профессионального закупочного решения и выбирала путь собственной разработки. На наш взгляд, данный подход все равно в среднесрочной перспективе выглядит тупиковым. Компания, возможно, и сможет позволить себе содержать штат высокопрофессиональных ИТ-специалистов, но они все равно не смогут угнаться за идеями и инновациями, которые предлагают узкопрофильные ИТ компании, которые достаточно гибки в данном отношении. Более того зачастую собственные разработки в длительном периоде несут риск последующей их поддержки и развития. По нашему мнению, здесь будущее за специализированными закупочными решениями, т.е. производителями, которые занимаются подобными разработками на постоянной основе. Более того, в данном случае рекомендуется доверять прежде всего не сугубо ИТ компаниям, а разработчикам софта, которые имеют в своем штате высококлассных закупщиков с опытом работы в различных сферах бизнеса, а также соответствующих бизнес-аналитиков, которые досконально знают и умеют совершенствовать бизнес-процессы в закупках. Как правило, это нужно проверить, запросив перед реализацией проекта у такого подрядчика комплекс профессионального консалтинга в сфере закупок. Надежный разработчик всегда сможет предоставить Вам не столько ИТ решение, а весь проект «под-ключ» по трансформации и автоматизации Ваших закупок и приведению их рыночным стандартам. Ответив на вопросы зачем, как и с кем Вы автоматизируете свои закупки, нужно обратиться к следующему немаловажному разделу, а именно будущей функциональности Вашей системы закупок.
Что автоматизируем
Безусловно, автоматизированные системы закупок, предлагаемые на рынке, достаточно многообразны, однако можно выделить некоторые базовые требования к функциональности, которой они должны обладать в первую очередь.
• Автоматизация всей закупочной цепочки. Правильный выбор необходимого ИТ решения, надежный подрядчик по его внедрению, профессиональная бизнес аналитика и консалтинг в сфере закупок предполагает максимальный уровень автоматизации всей закупочной функции компании. Фактор ручного вмешательства должен быть минимизирован. Проще говоря, любая закупка должна зарождаться в единой информационной среде и там же реализовываться: формирование потребности в закупках, планы закупок, заявки на закупку, тендеры, редукционы, согласование результатов закупочных процедур, договора, заказы на закупку, интеграция с автоматическим документооборотом первичных бухгалтерских документов и отчетности. Там же должна находиться и вся информация о данной закупке, включая любую аналитическую и статистическую. К слову, как раз профессиональная закупочная система должна включать в себя обязательные модули различной аналитики, отчетности, КПЭ закупок и т.п., так как без этого она лишается одной из важнейших своих функций – инструмент принятия управленческих решений в области закупок. Ведь Ваша система закупок должна обладать не только «сухой» информацией, а должна быть наполнена интеллектом и наделена возможностью потреблять данные также из внешних рыночных источников (напр., биржевая информация).
• Принцип единичной позиции. Здесь подразумевается, что автоматизированная система закупок должна базироваться на конкретных продуктовых позициях, которые закупаются, с определенным товарным кодом или артикулом, своими уникальными атрибутами и реквизитами. Неконкретные или обобщенные описания закупаемой продукции, отсутствие кодификации, четко структурированного номенклатурного справочника и пр. разрушают всю идеологию работы автоматизированной системы закупок, нивелирует так называемый «compliance» всего процесса.
• Наличие номенклатурного справочника. Принцип единичной позиции безусловно предполагает наличие в компании номенклатурного справочника. Причем, такой справочник может или уже существовать в компании в ее учетных системах и потом легко интегрироваться в автоматизированную систему закупок, или он может создаваться уже в рамках внедрения ИТ решения по закупкам. В любом случае, Ваш подрядчик должен помочь в данном вопросе, исходя из своего практического опыта и ресурсов. В идеале также необходима унификация данного справочника с различными национальными или мировыми стандартами (напр. CPV классификатор). Это даст возможность Вашей компании, вашим контрагентам и регулирующим органам взаимодействовать в единой информационной базе.
• Конфиденциальность данных. Закупки по определению предполагают аккумулирование ценной коммерческой информации как о самой компании, так и о ее контрагентах, в связи с чем автоматизированные закупочные системы должны максимально надежно ее сохранять и защищать. Причем, здесь важны усилия и ресурсы обеих сторон: Вас и вашей службы ИТ безопасности, а также Вашего подрядчика – производителя и интегратора системы закупок. Данные вопросы рекомендуется разрешить на этапе принятия решения о внедрении автоматизированной системы закупок, так как существуют различные варианты ее реализации: от размещения на Вашем аппаратном обеспечении до облачных решений. К слову, профессиональная закупочная система должна быть гибкой и реализовываться любыми способами, определенными требованиями и пожеланиями Заказчика.
• Критериально-бальная оценка предложений. Если Ваша система закупок работает только как интерфейс по приему предложений поставщиков, а их оценку осуществляют закупщики вручную, это значит, что у Вас ровным счетом ничего не автоматизировано. Автоматическая комплексная или интегральная оценка предложений поставщиков, основанная на критериально-бальном принципе, является ключевым элементом автоматизации работы закупщика и источником экономии Ваших ресурсов. Как правило, стадия оценки предложений поставщиков занимает наибольшее количество времени в тендерном процессе особенно в сложных и комплексных закупках. Если Ваш закупщик это делает вручную, с применением таблиц Excel и т.п., то есть вне рамок системы, то Вы столкнетесь с пресловутым человеческим фактором, а также будет проводить свои тендеры неделями или месяцами. Так что автоматизированный модуль оценки предложений поставщиков как в тендерах, так и в редукционах – это «must have» Вашей системы. Причем, он не должен только ранжировать предложения по стоимости или другому фактору, а обязан проводить комплексную их оценку и сопоставление на основании заранее заданных критериев (квалификационных, технических, финансовых) и полученных баллов.
• Множество позиций, лотов, аналоги и альтернативные предложения, комбинаторика. Безусловно, Ваша система должна поддерживать возможность проведения закупочных процедур для большого количества позиций, сгруппированных в том числе в отдельные лоты, иначе Вам придется все время проводить тендеры на единичные позиции, что крайне неэффективно. В связи с чем, очень важно, чтобы описанный ваше принцип критериально-бальной оценки распространялся не только на одну закупаемую позицию, а на все позиции в закупке, на весь лот или лоты. Дополнительно система должна предусматривать возможность не только приемки альтернативных предложений поставщиков, но их автоматического анализа и оценки, а также сопоставления с Вашим предметом закупки. Это существенно расширяет Ваши возможности по поиску новых продуктов и решений на рынке, усиливает конкуренцию между вашими поставщиками, в итоге приводит к закупкам на наиболее оптимальных условиях. Все это вряд ли возможно, если в Вашей системе будет отсутствовать функциональность математического анализа и комбинаторики. Именно она позволяет в автоматическом режиме анализировать большие массивы информации, генерировать всевозможные варианты закупок, комбинации поставщиков и товарных категорий, разделение объемов закупок между поставщиками, приоритетность выбранных контрагентов, различные соотношения критериев оценки предложений и т.п.
• Система накопленного опыта. Ваша система закупок помимо самой автоматизации рутинного процесса закупок, должна превратиться в надежный и доступный источник знаний и компетенций для всех вовлеченных лиц и подразделений Вашей компании. То есть за счет полноценного модуля администрирования и согласований, накопленной базы контрагентов, закупочных процедур, товарных позиций, критериев оценки, документооборота, любые последующие процедуры, проводимые в ней, должны занимать все меньше и меньше времени. Таким образом, высвобождаются Ваши ресурсы для решения более стратегических задач. В более идеальном варианте системе она также должна обладать также определенным искусственным интеллектом, который будет также помогать закупщику или другим субъектам закупок принимать правильные, своевременные и эффективные решения в сфере закупок. Такие интеллектуальные подсказки и рекомендации могут формироваться исходя из накопленной информации в системе или такое обогащение осуществляется профессиональными закупщиками и бизнес аналитиками подрядчика по внедрению ИТ решения. Поэтому имеет смысл обратить внимание изначально на уровень закупочной подготовки и профессионализма специалистов вашего ИТ партнера. Здесь рекомендуется отдавать предпочтение именно компаниям, в которых автоматизированную систему закупок создают закупщики с серьезным опытом работы в различных секторах бизнеса, а не просто ИТ специалисты.
• Простота и удобство для поставщиков. Любая автоматизированная система закупок принесет Вам наибольший эффект тогда, когда она обеспечит участие в Ваших закупках максимального количества адекватных поставщиков. Для этого, безусловно, нужно создать такие условия, чтобы поставщикам было просто и удобно в ней работать, начиная с их регистрации, формирования и подачи своих предложений, обратной связью по ходу и результатам закупочных процедур, обжалованием и т.п. Здесь крайне важно также отметить, что Ваша система должна автоматически осуществлять проверку ваших контрагентов, анализ и сопоставление предоставленных ними регистрационных и иных документов со всеми доступными публичными реестрами и базами данных, их блокировку и дисквалификацию в случае необходимости, а также оценку их деятельности.
Поставщики как ценность
Сегодня наступило время воспринимать своих поставщиков не как обычных контрагентов, а как партнеров в первую очередь. Да, безусловно, можно применять к ним различные тактики воздействия и сотрудничества, ранжировать их по уровню значимости для Вас, рисков, инновациям, ресурсному потенциалу, но каждого из них необходимо ценить прежде всего как надежного партнера, а не оппонента. Такое тесное партнерство принесет Вам в среднесрочной перспективе более успешный результат за счет своевременного внедрения передовых решений, инновационных продуктов, новых технологий и новаторских подходов. Очевидно, что Ваша компания должна быть заинтересована как можно в более широком круге таких партнеров, поэтому крайне важно, чтобы Ваша система не только автоматически формировала и развивала базу данных ваших поставщиков, а и была открытой для миграции туда поставщиков других компаний, пусть даже ваших конкурентов. Это существенно усилит конкуренцию между поставщиками и даст им новые объемы закупок, что в итоге отобразится на Вашем бизнесе. Профессиональная закупочная система как раз и должна обладать неким «единым окном» для доступного входа туда всех существующих и потенциальных поставщиков. С другой стороны, как упоминалось уже ранее, у Вас должна быть возможность, а значит и функциональность в системе, где Вы можете объективно производить автоматическую оценку деятельности этих поставщиков и предоставлять им обратную связь по их дальнейшему развитию, а также учитывать эту оценку в выборе их в качестве победителей ваших закупочных процедур. Поставщики Вас за это отблагодарят эффективной работой и выгодным сотрудничеством.
С учетом всех описанных выше нюансов можно заключить, что выбор автоматизированного закупочного решения является сложным управленческим решением. Крайне важно выбрать среди всех рыночных предложений, вариантов и модификаций наиболее полнофункциональное, производительное и эффективное ИТ решение. Но не менее важно также выбрать и надежного партнера не только по его внедрению, но и по реализации всего проекта трансформации Ваших закупок. Здесь нужно положиться на успешный опыт таких проектов и количество успешных внедрений именно в сфере закупок и довериться настоящим профессионалам прежде всего в сфере закупок, а не просто ИТ. Но еще хуже будет, если Вы сейчас вовсе не сделаете этот шаг и безнадежно отстанете в конкурентной гонке.
Желаем Вам сделать правильный выбор при внедрении автоматизированной системы закупок и всегда готовы Вам в этом помочь.
Директор по развитию бизнеса компании "APS Solutions" Андрей Иванович Поляков.
О компании «APS Solutions»
Компания «APS Solutions» - лидер рынка по реализации проектов трансформации и автоматизации закупок в наиболее успешных компаниях Украины. Наша компания всегда стремится к использованию инновационных подходов и применению наилучших мировых практик в своей деятельности.
Мы прекрасно осознаем наиболее важные и актуальные вызовы для развития и совершенствования бизнеса своих клиентов. Сегодня закупки становятся одной из стратегических функций в операционной деятельности любой компании и занимают ключевое место в цепочке создания ценности для своих клиентов.
Именно поэтому мы предоставляем своим партнерам не только услуги по внедрению комплексной автоматизации закупок (ТМ «APS Smart)», но и предлагаем им также передовую экспертизу в сфере оптимизации закупочной деятельности для достижения максимального экономического эффекта. Реализация нашего проекта также может включать необходимый консалтинг, аудит и трансформацию процессов закупок, профессиональное обучение закупщиков, контроль выполнения ключевых показателей эффективности сотрудничества.
Наша команда имеет многолетний опыт в закупках в разнообразных сферах бизнеса, поэтому концепция успешного развития нашего продукта APS Smart дает нам возможность предложить своим клиентам лучшую управленческую экспертизу в области закупок и позволяет нам декларировать эффективную совместную деятельность с ключевыми игроками украинского рынка: Альфа-банк, Новая Почта, Промышленная группа Ковальская, Эльдорадо, UkrlandFarming, KERNEL, Агриком, HarvEast, ГК Глобино, Астарта-Киев, AGRO Generation, Сигнет Холдинг, агрохолдинг Мрия, Оболонь, СушиЯ, Житомирский маслозавод (ТМ Рудь), ПТК Лукас и т.д.
Мы продолжаем работать с клиентами, создавая им новые возможности для усовершенствования своей закупочной деятельности, в том числе путем консолидации своих потребностей, аутсорсинга отдельных процессов или категорий закупок, эффективного категорийного менеджмента, привлечения профессионального закупочного персонала и т.п.
Мы также являемся одними из основателей и идеологов создания Всеукраинской Ассоциации Закупщиков – неприбыльной организации, которая непосредственно занимается профессиональным развитием закупщиков в Украине.
