РОЛЬ КОРПОРАТИВНОГО СЕКРЕТАРЯ В КОМПАНИИ
В отличие от России, на Западе институт корпоративных секретарей (corporate secretary) имеет достаточно давнюю историю. Корпоративные секретари органично встроены в систему корпоративного управления и выполняют ряд важных функций, связанных с регулированием корпоративных отношений.
Важно отметить, что концепция корпоративного секретаря получила наибольшее развитие в странах с англосаксонской правовой системой (common law countries), таких как Великобритания, Канада, Австралия, а также в некоторых других странах, где до сих пор традиционно сильно британское влияние (Индия и Малайзия). Страны с континентальной или гражданской правовой системой (civil law countries) используют данную концепцию относительно редко.
В соответствии с законодательством ряда развитых стран, в частности Великобритании, любая компания - публичная или частная - обязана иметь в своем штате корпоративного секретаря. При этом данная должность не может совмещаться с должностью директора компании. В некоторых других странах, например Индии, наличие в руководящем составе должности корпоративного секретаря обязательно для компаний, акционерный капитал которых превышает определенную величину, установленную законодательством. В Австралии эта должность обязательна только для публичных компаний.
В штате зарубежных акционерных компаний должность корпоративного секретаря присутствует с момента основания компании. Несмотря на название, корпоративный секретарь не просто ведет протоколы собраний и заседаний, а является одним из ключевых должностных лиц в компании, отвечая за подготовку важнейших документов и обеспечивая информационную связь между советом директоров (наблюдательным советом), правлением и акционерами. Можно утверждать, что основная обязанность корпоративного секретаря - служить связующим звеном между менеджментом компании и акционерами, а также между менеджментом компании и третьими лицами (аудиторами, банкирами, сторонними юристами, советниками по юридическим и налоговым вопросам, представителями государственных ведомств и т.д.). Фактически корпоративный секретарь в одном лице совмещает функции трех секретарей: секретаря наблюдательного совета, секретаря правления и секретаря общего собрания акционеров. Кроме того, корпоративный секретарь обеспечивает руководящие органы компании информацией о соответствии деятельности компании требованиям законодательства.
Корпоративный секретарь непосредственно вовлечен в процессы принятия управленческих решений в компании, оказывая администраторские и консультационные услуги совету директоров, правлению или иным рабочим органам, а также комитетам АО. Особенно важна роль корпоративного секретаря в крупных публичных компаниях (открытых АО), где имеется, во-первых, значительное количество акционеров и, во-вторых, большой управленческий аппарат. Также в большинстве случаев крупные публичные компании являются эмитентами ценных бумаг, что обусловливает необходимость предоставлять большое количество разнообразных документов в Комиссию по ценным бумагам и биржам или в аналогичный орган, отвечающий за регулирование рынка ценных бумаг.
Таким образом, фактически в западных компаниях корпоративный секретарь - главный администратор. При этом он оказывает помощь руководству компании в планировании, управлении и текущем администрировании.
ФУНКЦИИ И ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ КОРПОРАТИВНОГО СЕКРЕТАРЯ
Каких-либо общепринятых стандартов работы корпоративного секретаря, закрепленных на нормативном уровне, не существует. На практике круг функций и обязанностей зависит от размера компании, а также от специфики ее деятельности. К наиболее типичным обязанностям корпоративного секретаря можно отнести следующие:
1. Обязанности, связанные с созывом и проведением общих собраний акционеров, а также заседаний наблюдательного совета и комитетов наблюдательного совета (административные функции).
В рамках данного направления корпоративный секретарь осуществляет координационную работу по подготовке и проведению общих собраний акционеров и заседаний наблюдательного совета, в частности:
информирует всех заинтересованных лиц о созыве общих собраний акционеров и проведении заседаний наблюдательного совета;
формирует списки участников общего собрания акционеров;
извещает членов совета директоров, акционеров и аудиторов (членов ревизионной комиссии) о предстоящем общем собрании;
формирует повестку общих собраний;
осуществляет общий контроль за соблюдением процедур проведения общих собраний;
организует регистрацию участников общих собраний;
осуществляет подготовку и редактирование отчетов компании, выносимых на утверждение общих собраний;
отвечает за сбор и обработку необходимой документации для проведения общего собрания;
принимает необходимые меры для обеспечения всех заинтересованных лиц документацией, необходимой для проведения общего собрания (годовые и промежуточные отчеты, финансовая документация и т.д.);
ведет и хранит протоколы общих собраний и заседаний наблюдательного совета;
осуществляет контроль за своевременностью и правильностью исполнения решений общего собрания;
отвечает за координацию технических и организационных мероприятий по подготовке годовых отчетов компании.
2. Обязанности, связанные с акционерными отношениями и отношениями собственности в компании.
Характер и объем работ корпоративного секретаря по данному направлению значительно шире и сложнее, чем преимущественно технические (и в определенном смысле рутинные) обязанности, которые он выполняет в предыдущем случае. Здесь в некоторых случаях он выступает скорее как советник по процедурным, технологическим, а иногда и юридическим вопросам. При этом в обязанности корпоративного секретаря компании входит:
организация мониторинга изменений в структуре собственности компании;
осуществление контроля за правильностью и своевременностью выплаты дивидендов акционерам (включая публикацию объявлений о выплате дивидендов);
контроль за применением опционных схем в компании (схемы, при которых часть своего вознаграждения менеджмент компании получает в виде опционов на покупку акций данной компании);
участие в подготовке и проведении эмиссий ценных бумаг компании (включая биржевой листинг);
участие в подготовке и оформлении сделок по слиянию и поглощению, а также по иным видам реорганизации компании;
переписка с акционерами;
информирование наблюдательного совета и акционеров компании о важных корпоративных событиях;
информирование наблюдательного совета о решениях правления, а акционеров о решениях наблюдательного совета;
отслеживание конфликтов интересов в компании и при необходимости заблаговременное информирование о них руководство компании.
3. Обязанности, связанные с юридическим обеспечением деятельности компании (юридические функции).
Здесь корпоративный секретарь берет на себя, как правило, следующие функции:
оказывает содействие и поддержку руководящим органам в создании и регистрации компании;
отвечает за разработку и применение систем мониторинга за соблюдением компанией требований корпоративного, налогового, трудового и иного законодательства;
выступает как полномочный представитель компании при подготовке, регистрации, представлении или нотариальном заверении любых официальных документов компании;
отвечает за подачу в регулирующие органы необходимой отчетности (включая финансовую отчетность) в соответствии с требованиями корпоративного законодательства и контроль за соблюдением сроков подачи указанной отчетности;
принимает участие в переговорах о заключении коммерческих контрактов;
отвечает за ведение внутренних документов компании, включая устав и внутренние правила.
4. Дополнительные обязанности корпоративного секретаря в малом бизнесе (небольших акционерных компаниях).
В связи с тем что многие небольшие компании не в состоянии содержать большой управленческий аппарат, корпоративным секретарям приходится брать на себя ряд дополнительных функций, а именно:
осуществлять управление пенсионными схемами в компании;
руководить работой по страхованию сотрудников;
отвечать за обеспечение закупок некоторых видов оборудования и инвентаря;
частично вести контрактные отношения с поставщиками и клиентами;
отвечать за офис-менеджмент;
отвечать за PR-менеджмент и отдельные направления финансового менеджмента.
Необходимо подчеркнуть, что с точки зрения своего правового статуса корпоративный секретарь нанимается на работу наблюдательным советом общества и несет перед ним ответственность. В то же время, поскольку наблюдательный совет обязан представлять интересы акционеров, то и секретарь компании обязан действовать, прежде всего, в интересах акционеров и корпорации в целом.
В связи с многообразным и сложным характером работы в большинстве крупных и средних акционерных компаний корпоративный секретарь имеет собственный аппарат - секретарей, технические помощников и т.п.
ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К КОРПОРАТИВНЫМ СЕКРЕТАРЯМ
Как правило, в средних и крупных акционерных компаниях на должность корпоративного секретаря берут людей, имеющих высшее юридическое или финансовое образование. При этом от них требуется наличие знаний как минимум в следующих областях:
законодательства в сфере корпоративных отношений, включая международное законодательство (если компания осуществляет внешнеэкономические операции);
основ общего и финансового менеджмента;
основ бухучета и отчетности;
основ экономики и статистики;
в области коммуникаций в бизнесе;
в области информационных технологий.
В соответствии с законодательством Великобритании к корпоративным секретарям компании в публичных компаниях (public companies) предъявляются следующие требования. Соискатель должен иметь определенный опыт работы, обладать подтвержденной квалификацией юриста или адвоката (barrister, advocate or solicitor), а также состоять членом одной из перечисленных ниже организаций (профессиональных сообществ):
the Institute of Chartered Accountants of England and Wales;
the Institute of Chartered Accountants of Scotland;
the Chartered Association of Certified Accountants;
the Institute of Chartered Secretaries and Administrators;
the Institute of Cost and Management Accountants и некоторых других.
В Индии соискатель, претендующий на должность секретаря компании, обязан пройти обучение и сдать экзамен в Индийском институте корпоративных секретарей (The Institute of Company Secretaries of India).
КОРПОРАТИВНЫЙ СЕКРЕТАРЬ В РОССИЙСКОМ КОДЕКСЕ КОРПОРАТИВНОГО ПОВЕДЕНИЯ
В отличие от зарубежной практики, где секретарь компании обладает довольно широкими полномочиями и ответственностью, российский Кодекс корпоративного управления (далее - Кодекс) трактует функции корпоративного секретаря в узком смысле. По сути дела, его задачи и полномочия ограничиваются процедурными вопросами, связанными с подготовкой и проведением общих собраний акционеров и совета директоров общества, а также с текущим функционированием совета директоров. В тексте Кодекса прямо говорится, что единственной задачей секретаря общества является .
Действующее корпоративное законодательство РФ не предусматривает каких-либо обязательных требований к лицам, выполняющим функции корпоративного секретарей общества. Тем не менее в Кодексе сформулирован ряд соответствующих положений рекомендательного характера. В частности, рекомендуется, чтобы корпоративный секретарь:
имел необходимую профессиональную квалификацию;
не привлекался к уголовной или административной ответственности за экономические преступления или преступления против государственной власти;
был полностью занят по основному месту работы;
не имел аффилированности с обществом или его должностными лицами.
ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ИНСТИТУТА КОРПОРАТИВНЫХ СЕКРЕТАРЕЙ В РОССИИ
Мировая практика показывает, что институт корпоративных секретарей неэффективен в тех странах, где компании находятся в большей степени под контролем менеджмента, чем акционеров. Нет сомнений, что к настоящему моменту Россия является именно такой страной.
И это обстоятельство - одна из главных проблем при внедрении концепции корпоративного секретаря в России.
Введение института секретарей компании может улучшить корпоративное управление только в тех компаниях, которые сами стремятся к этому. Именно для таких компаний введение в штат корпоративного секретаря будет полезным.
Необходимо уточнить, что введение института корпоративных секретарей должно стать частью комплексного подхода к развитию корпоративного управления в России, так как само по себе оно не в состоянии существенно повлиять на качество корпоративного управления.
При решении вопроса об обязательности введения института корпоративных секретарей необходимо руководствоваться принципом "не навреди". Это означает, что в случае установления "абсурдных" правил в отношении работы корпоративных секретарей, таких, например, как требование об обязательном наличии должности корпоративного секретаря в штате любой открытой компании, включая малые, либо в штате закрытой компании, можно получить результат, обратный ожидаемому.
В случае если правила работы корпоративных секретарей в России будут достаточно гибкими, можно прогнозировать улучшение качества корпоративного управления.
В качестве основных идей по реализации концепции корпоративного секретаря можно предложить следующие:
Наличие корпоративного секретаря не должно быть обязательным требованием для небольших компаний. Более того, вполне вероятно, что оно не должно быть обязательным и для некоторых крупных компаний. Возможно, есть смысл установить некоторый нижний предел, при превышении которого наличие штатного корпоративного секретаря становится обязательным, например, при числе акционеров свыше 10 000.
Корпоративный секретарь должен быть подотчетен совету директоров и приниматься на работу (и увольняться) также советом директоров (именно так рекомендует Кодекс). В противном случае (если работа секретаря будет контролироваться менеджментом) введение его должности может стать малоэффективным по причинам, упомянутым выше.
Нельзя вводить немедленное лицензирование (аттестацию) секретарей компании, так как такой профессии в России пока нет. Нужен постепенный подход к введению обязательных требований по квалификации корпоративных секретарей, а также к их членству в профессиональных ассоциациях или саморегулируемых организациях.
Необходима структурная гибкость, то есть функции корпоративного секретаря может выполнять как физическое лицо, так и коллегиальный орган.
Функции корпоративного секретаря должны соответствовать его ответственности: т.е. он не должен отвечать за решения, принятые другими (советом директоров, менеджментом и др.)
«Профессиональная ассоциация корпоративного управления» (ПАКУ), программа «Корпоративный секретарь»
