Продолжаем статью об основных инструментах, изучаемых в рамках курса «Операционный менеджмент». Первая часть здесь.
5S
Эта аббревиатура, как и сама концепция, пришла из японского языка. Она направлена на то, чтобы обеспечить эффективную организацию каждого рабочего места и рабочего пространства внутри любой организации, независимо от того, производственная это компания или сервисная, или это вообще офис. В время визита на японские компании, мы наблюдали применение инструментов 5S. Это были как производственные компании, так и фирмы, которые оказывают складские и клиринговые услуги. Также во многих офисах, управленческих структурах нам демонстрировали применение концепции 5S.
О чём она говорит?
- Проанализируйте свое рабочее место и отсортируйте все, что там находится. Отсортируйте предметы труда, инструменты, приспособления, технику, которые вам нужны, и которые вам не нужны. Если вы сотрудник офиса, пересмотрите свои бумаги и документы, которыми вы вообще не пользуетесь или инструкции, которые вы по какой-то причине принесли, но они вам не нужны и отсортируйте их.
- Уберите своё рабочее место. Предметы, которые вам не нужны вообще не должны находиться в рабочей зоне, а те, которые нужны - должны быть упорядочены. Например, документы, которыми я пользуюсь раз в месяц, могут лежать в ящике письменного стола, те, которыми раз в квартал – на полке стеллажа. Если вы часто пользуетесь принтером для распечатки документов, то он должен находиться в доступности руки, как и степлер для их скрепления.
- Поддерживайте порядок на своём рабочем месте. Наведя порядок на рабочем месте, очень важно его поддерживать. Например, в японской компании Nissan, которая как раз использует концепцию 5S, для менеджера по продажам обязательным является в конце рабочего дня проверить свой Рабочий стол на компьютере на предмет наличия лишних файлов и удалить все ненужное.
- Стандартизируйте рабочие места. Если заметили, что определённая организация рабочего места является наиболее эффективной, это должно быть закреплено в виде стандарта. В компаниях, где внедрены подходы 5S, всегда можно увидеть фотографию, как должно выглядеть правильно организованное рабочее место в соответствии со стандартом. И очень часто в качестве наглядной демонстрации эффективности принципов 5S, вывешивают фотографии рабочего места до и после внедрения этих принципов. Эта визуализация помогает постоянно поддерживать порядок на рабочих местах.
- Системно поддерживать и развивать концепцию 5S. Внедрять концепцию компании начинают на отдельных участках, т.к. невозможно одновременно охватить всё сразу, а потом важно ее распространить и постоянно, системно применять все 5S, проявляя самодисциплину и инициативность.
Все эти принципы влияют на эффективность, поскольку мы тратим меньше времени на поиски необходимого инструмента или документов, что позволяет сократить временные затраты и затраты на использование ресурсов, что положительно сказывается на качестве и скорости выполнения заказов и, конечно, как результат, - на характеристиках наших продуктов или услуг.
Концепция Six Sigma
Эта концепция имеет широкий философский смысл. Она родилась в Америке из желания повысить качество продукции на основе очень серьёзного применение статистических методовконтроля. Сама цифра 6 Sigma говорит об уровне качества, которое установлено как 3,4 несоответствий на 1000000 возможностей. Т.е. это даже не уровень 99% качества, а 99,9999999. Именно такое качество обеспечивается компаниями, которые дошли до уровня Six Sigma. Но в широком смысле слова это концепция поиска и предупреждения возможных причин несоответствий, работы с этими причинами по так называемомоу циклу DMАІC (define – определи, measure – измерь, аnalyze – проанализируй, implement – внедряй, control – проконтролируй). В рамках этой концепции существует система вовлечения персонала - система поясов разных цветов, как в дзюдо, например, мастер белого пояса, чёрного пояса и др. Эти мастера помогают компании внедрять и системно работать над постоянными улучшениями и над приближением к уровню Six Sigma, т.е. отсутствию ошибок и несоответствий во всех процессах, которые осуществляются.
Очень важным инструментом Операционного менеджмента, который применяется во многих названных выше концепциях, является анализ процессов с помощью диаграммы SIPOC (Supplier поставщик, Input – входы, Process – процессы, Output – выходы, Customer – заказчик). Функционирование любой компании, не зависимо от сферы деятельности, подразумевает выполнение определённых процессов. Поэтому очень важно проводить анализ этих процессов: насколько они эффективно организованы, насколько заложена философия того, что у нас есть и внутренние и внешние клиенты (например, если мы передаём заготовку с одного участка на другой, то важно удовлетворить запросы внутреннего клиента, т.е. того, кто принимает эту деталь на следующем участке, с т.з. качества, своевременности, объемов) и т.д.
Благодаря этой диаграмме мы можем увидеть, насколько результаты каждого процесса соответствуют ожиданиям клиентов, по каким характеристикам есть несоответствия. Тогда хозяин процесса обязан объединить всех участников, выполняющих это процесс, и добиться соответствия этих процессов ожиданиям как внутренних, так и внешних клиентов. Очень важными является здесь анализ и определение необходимой длительности выполнения операций с помощью методов нормирования труда, потому что в конечном итоге это выливается в уровень производительности, сроки выполнения заказов и все это в конечном итоге - затраты на оплату труда, использование оборудования, производственные площади и т.д.
Это, безусловно, не все, но наиболее известные концепции и инструменты, которые не только используются, но и жизненно необходимы сегодня в рамках операционного менеджмента. Следует подчеркнуть, что в условиях сегодняшнего кризиса, когда рынки сжимаются, а клиенты становятся более требовательными и пересматривают свои ожидания, переходят в какие-то другие ниши (низких цен или более приемлемых для них условий), важно адаптировать и предложить им соответствующий продукт или услугу с теми характеристикам, за которые они готовы заплатить. Это и есть задача операционного менеджмента.
Если компания не может обеспечить себе на сегодняшний день желаемые денежные потоки за счёт увеличения или хотя бы сохранения своих объёмов продаж, то следующий резерв, который у нее остаётся - это снижение издержек. И вот здесь инструменты операционного совершенства, о которых мы говорили, могут помочь компании увидеть свои потери, организовать работу по устранению этих потерь и навести порядок в «своём доме». И как показывает практика, системная работа над устранением потерь, над упорядочиванием и повышением эффективности процессов, позволяет снижать издержки до 20-30%, существенно повышать производительность труда и сокращать время выполнения заказа до 60-80%.
В качестве примера хочу поделиться своим опытом реализации консалтингового проекта в Западной Германии. Наша работа состояла в анализе загрузки рабочего персонала в производственной компании. Изучение ситуации, проведенные наблюдения и замеры позволили нам сделать абсолютно обоснованные рекомендации, которые были внедрены при нашем участии. Они касались повышения норм обслуживания оборудования рабочими на отдельных участках на 60%, а на некоторых – на 100%. Если в Западной Германии были такие результаты, то можно себе представить, какие резервы есть у украинских компаний. Ни для кого не секрет, что уровень производительности труда в украинских компаниях в разы ниже, чем в странах Центральной и Западной Европы, и Америки. И это как раз то, что говорит об неэффективности наших операционных систем и процессов.
Есть все же ряд украинских компаний, которые можно привести в качестве положительного примера. Мы организуем визиты в эти компании для наших слушателей и показываем, как реально применяются инструменты операционного менеджмента в Украине. Безусловно, в первую очередь, это производственные площадки западных компаний, расположенные в нашей стране, такие как LEONI, Kromberg & Shubert Ukraine, Yazaki Ukraine и др. Да, это западные компании, и они приходят сюда с этими инструментами, но на них работают украинские рабочие, украинские менеджеры, очень часто возглавляют украинские руководители. Эти компании демонстрируют, как инструменты операционного менеджмента применяются в наших условиях, а полученные результаты и характеристики операционных систем с точки зрения трудоемкости выполнения заказа, с точки зрения затрат на выполнение заказа абсолютно не отличаются от аналогичных компаний, которые работают в Западной Европе.
Хочу так же упомянуть компанию Элопак, которая работает в Украине и внедрила инструменты 5S, которые стали для нее единственным путем для выживания в прямом смысле слова, поскольку стоял вопрос о закрытии предприятия в связи с низкой его эффективностью.
Среди украинских компаний наиболее известной с точки зрения внедрения концепций Кайдзен и бережливого производства является Модерн-Экспо, которая находится в Луцке. Она является блестящим примером того, как японские подходы можно применить и обеспечить образцовый пример операционного совершенства в украинской производственной компании.
Много внимания концепции операционного совершенства уделяет компания «Нова пошта», собственники которой являются выпускниками нашей бизнес-школы «Международный институт бизнеса». У них существует целый отдел, который занимается вопросами повышения эффективности процессов, нормирования труда, постоянного улучшения в рамках применения концепции операционного совершенства.
Если компания принимает решение о внедрении принципов операционного совершенства, очень важно выделять на это ресурсы, том числе и человеческие. Кроме того, важно, чтобы все сотрудники от высшего руководства до рядовых исполнителей, рабочих были вовлечены в этот процесс. Задача «менеджера по улучшениям» (выделенного специалиста или даже группы специалистов) - научить и помочь каждому сотруднику найти возможности, места для улучшений (что конкретно можно улучшить или оптимизировать на рабочем месте или в процессе), а также поддерживать эти процессы улучшений постоянно. Но самое главное - это лидерство, вовлеченность и системность первых лиц компании по применению и внедрению инструментов операционного совершенства.
